De afstand tot je cateraar staat klein op de offerte. Voor een bedrijfsfeest in West-Brabant weegt hij zwaar

Wie cateringoffertes naast elkaar legt, kijkt eerst naar het bedrag per persoon. Dat getal staat bovenaan, het is makkelijk te vergelijken en het voelt als de kern van het aanbod. Maar of het personeelsfeest binnen het afgesproken bedrag blijft, lees je meestal verderop. Daar staan twee regels die weinig aandacht krijgen: wat de cateraar rekent om naar je toe te komen, en hoeveel je minimaal moet afnemen. Samen schuiven ze de eindprijs vaak verder op dan het verschil tussen twee menu’s.

Waarom die rit in de regio zwaarder telt

Een mobiele cateraar bouwt zijn keuken op jouw terrein op, en daarvoor moet hij rijden. Zit het bedrijf om de hoek, dan valt die post nauwelijks op. Voor een werkgever in Breda, Bergen op Zoom of Zundert die een cateraar van verder weg inhuurt, ligt dat anders. Dan wordt de rit een bedrag dat je gewoon terugziet op de factuur. Lastig is vooral dat elke aanbieder het anders opbouwt. De een rekent een vast bedrag, de ander per kilometer, een derde verstopt het in de prijs per gast. Zolang je die opbouw niet kent, vergelijk je twee offertes eigenlijk blind.

Zo reken je het zelf uit

Het scheelt als een cateraar de bedragen gewoon noemt, zoals een pizzacateraar uit Delft doet op zijn pagina over pizza catering Breda. Holie Pizza vraagt 55 euro opstartkosten plus 90 cent per kilometer, gerekend vanaf Delft, en legt de ondergrens van een bestelling op 1.250 euro exclusief btw. Volgens de algemene voorwaarden tellen de kilometers voor heen en terug. Het eten zelf kost tussen 25 en 40 euro per persoon in het basisarrangement en tussen 40 en 75 euro in het uitgebreide. Met een routeplanner zet je de afstand naar jouw locatie dus in een paar minuten om in een eigen rekensom, nog voordat je iemand hebt gebeld.

Bij een klein team bepaalt de ondergrens de prijs

De minimale afname is de post die het vaakst verrast. Holie Pizza werkt vanaf 25 gasten, en bij dat aantal komt de ondergrens neer op 50 euro per persoon. Dat is meer dan het duurste basisarrangement kost. Voor de vele kleinere werkgevers in de regio, die je geregeld tegenkomt in de rubriek economie van deze krant, is dat geen detail. De rit en de ondergrens bepalen dan wat je betaalt, veel meer dan het tarief per gast. Let ook op de termijnen. Het gastenaantal geef je uiterlijk veertien dagen vooraf door, tot tien dagen vooraf mag het nog maximaal tien procent omlaag, en een wijziging daarna kost 95 euro exclusief btw. Kinderen tot zes jaar eten gratis mee.

De prijs zit in de rit en de ondergrens

Wat pizza catering op locatie voor een bedrijfsfeest in West-Brabant kost, inclusief voorrijkosten, lees je dus niet af aan het bedrag per persoon. Het hangt af van hoe ver de cateraar moet rijden, hoeveel collega’s er komen en of je boven de minimale afname uitkomt. Wie in de regio cateraars vergelijkt, heeft aan die drie getallen genoeg om de rekensom rond te hebben voordat de eerste offerte in de mailbox zit.