Verzendkosten omlaag: hoe de juiste verzenddoos webshops geld bespaart

Voor webshops zijn verzendkosten een flinke kostenpost. Een paar dubbeltjes extra per pakket lijkt misschien niet zo spannend, maar wie iedere week honderden bestellingen verstuurt, denkt daar anders over. Niet alleen het tarief van de pakketbezorger speelt een rol. Ook de doos waarin een bestelling wordt verzonden, kan uiteindelijk geld kosten of juist besparen.

Dat maakt de keuze voor een verzenddoos belangrijker dan hij op het eerste gezicht lijkt. Een doos moet een product natuurlijk beschermen tijdens de reis naar de klant. Tegelijkertijd heeft het weinig zin om lucht door het land te vervoeren. Een kleinere doos kan goedkoper zijn, vraagt minder opvulmateriaal en neemt bovendien minder ruimte in het magazijn in.

Iedere centimeter telt bij het versturen
Webwinkels hebben de afgelopen jaren steeds meer keuze gekregen uit verschillende soorten verzenddozen. Daarbij gaat het niet alleen om stevig of minder stevig karton. Ook de afmetingen zijn van belang.

Een webshop die telefoonhoesjes verkoopt, heeft bijvoorbeeld weinig aan een doos waarin gemakkelijk een paar schoenen passen. Toch gebeurt het in de praktijk dat ondernemers kiezen voor een beperkt aantal standaardformaten. Dat is overzichtelijk bij het inpakken, maar niet altijd de voordeligste oplossing.

Een te grote verpakking moet worden opgevuld. Daarvoor zijn papier, luchtkussens of ander vulmateriaal nodig. Dat materiaal moet worden ingekocht en iemand moet het in de doos stoppen. Vervolgens neemt het pakket meer ruimte in tijdens opslag en vervoer. Op één bestelling is dat verschil klein. Bij duizenden bestellingen per jaar loopt het wel op.

Rekening houden met de vervoerder
Ook de voorwaarden van de pakketdienst spelen mee. PostNL hanteert maximale maten en gewichten voor pakketten. Voor een standaardpakket binnen Nederland geldt volgens de vervoerder een maximaal formaat van 100 bij 70 bij 58 centimeter en een maximumgewicht van 23 kilo. Voor pakketten die groter of zwaarder zijn, kunnen andere voorwaarden en tarieven gelden.

Webshops doen er daarom goed aan om niet alleen naar het product te kijken, maar ook naar de verpakking ná het dichtplakken. Een paar centimeter verschil kan bepalen binnen welke verzendcategorie een pakket valt. Dat speelt zeker bij producten die zelf al een behoorlijk formaat hebben. Een grote doos kiezen omdat dat tijdens het inpakken gemakkelijk is, kan dan verkeerd uitpakken. Een doos die zo nauw mogelijk om het product past, geeft meer controle over de uiteindelijke afmetingen.

Andersom is te klein ook niet verstandig. Een product dat strak tegen het karton zit, is kwetsbaarder voor een klap of val. Vooral bij breekbare artikelen moet voldoende ruimte overblijven voor bescherming. Het gaat dus om het vinden van een formaat dat niet onnodig groot is, maar wel genoeg bescherming biedt.

Kleine webshops letten scherper op de kosten
Die afweging wordt interessanter door de opmars van kleinere webshops. Een webwinkel beginnen is tegenwoordig relatief eenvoudig. Ondernemers verkopen vanuit een bedrijfspand, een klein magazijn of soms gewoon vanuit huis. Voor hen telt iedere euro die aan een bestelling wordt verdiend.

Neem een ondernemer die honderd pakketten per week verstuurt. Als een andere verpakking per bestelling 25 cent bespaart op karton, opvulling, verwerking of verzending, gaat het om 25 euro per week. Op jaarbasis komt dat bij vijftig verzendweken uit op 1.250 euro.

Dat betekent overigens niet dat de goedkoopste doos automatisch de beste keuze is. Een beschadigde bestelling kost doorgaans veel meer dan enkele centen extra aan karton. Denk aan een nieuw product opsturen, retourkosten verwerken en tijd besteden aan contact met de klant. De verpakking moet daarom vooral passen bij wat erin gaat.

Minder verschillende dozen kan ook lonen
Er zit nog een andere kant aan de keuze. Voor ieder product een precies passende doos inkopen klinkt efficiënt, maar een webshop met honderden artikelen krijgt dan een magazijn vol verschillende verpakkingen. Dat maakt voorraadbeheer ingewikkelder.

Daarom werken veel bedrijven met een beperkt aantal formaten. De kunst is om daar een goede verdeling in te vinden. Een klein formaat voor compacte bestellingen, één of meer tussenmaten en een grotere doos voor omvangrijke orders kan in veel gevallen voldoende zijn.

Een doos van formaat
Kijk daarbij naar wat er daadwerkelijk wordt besteld. Wie vooral kleine producten verkoopt en slechts af en toe een grote bestelling krijgt, hoeft niet dezelfde hoeveelheid grote en kleine dozen op voorraad te houden. Verzendgegevens van de afgelopen maanden kunnen laten zien welke formaten het vaakst nodig zijn.

Ook de combinatie van producten is belangrijk. Klanten bestellen lang niet altijd één artikel. Twee producten die afzonderlijk precies in een kleine verpakking passen, kunnen samen ineens een veel grotere doos nodig hebben.

Verpakking als onderdeel van de kostprijs
Het loont daarom om de totale verpakkingskosten per bestelling eens uit te rekenen. Tel niet alleen de prijs van de doos mee, maar ook tape, vulmateriaal en eventuele beschermende materialen. Kijk vervolgens naar het verzendtarief en naar de tijd die nodig is om het pakket verzendklaar te maken.

Bij Packaging Discounter zijn verschillende formaten en soorten verpakkingen verkrijgbaar. Packaging Discounter maakt kartonnen dozen in eigen productie, met ruim 50 jaar ervaring, en levert direct uit voorraad. Voor webshops maakt een breed aanbod het mogelijk om verpakkingsformaten naast elkaar te leggen en te bekijken welke maten bij het assortiment passen.

Vooral dat laatste is belangrijk. Er bestaat niet één verzenddoos die voor iedere webwinkel de voordeligste keuze is. Een kledingwinkel stelt andere eisen aan een verpakking dan een webshop met glazen woonaccessoires of onderdelen voor machines.

Kleine besparing wordt een groot bedrag
Verzendkosten zullen voor webshops voorlopig een belangrijk onderdeel van de bedrijfsvoering blijven. Juist daarom is het verstandig om ook naar kleine bedragen te kijken. Ondernemers onderhandelen over betaalproviders, advertentiekosten en verzendcontracten, terwijl de verpakking soms jarenlang hetzelfde blijft.

Wie iedere dag tientallen of honderden bestellingen verwerkt, vermenigvuldigt iedere kleine besparing automatisch mee. De juiste doos voorkomt tegelijkertijd dat besparen doorslaat in bezuinigen. Een pakket moet nog altijd heel bij de klant aankomen. Wie formaat, stevigheid, vulmateriaal en de eisen van de vervoerder samen bekijkt, kan daar een goede middenweg in vinden. En juist bij grote aantallen kan die middenweg aan het einde van het jaar een behoorlijk bedrag schelen.